Ventajas e inconvenientes de trabajar con un servicio de contabilidad virtual

Teneduría de libros y contabilidad virtual para empresas

Por regla general, los propietarios de pequeñas empresas utilizan varios sombreros para tratar de hacer despegar su negocio, intentando ahorrar dinero en lugar de contratar a diferentes especialistas.

Pero, tarde o temprano, llegará el momento en que la carga de trabajo sea demasiado pesada para una sola persona. Además, algunas profesiones son vitalmente necesarias para el desarrollo y el crecimiento del negocio.

Los trabajos a distancia están formateando toda la esfera del empleo, y la contabilidad no es una excepción. El Índice de Confianza en el Lugar de Trabajo de LinkedIn muestra que más del 80% de los especialistas en finanzas consideran que su trabajo puede realizarse con mayor eficacia desde el puesto de trabajo remoto que en la oficina, donde todo el mundo puede molestar a un contable mientras realiza tareas importantes.

E incluso creen que toda la parte financiera del negocio puede trasladarse a carriles remotos sin ninguna dificultad, ya que su trabajo no requiere un contacto personal constante, sino que, por el contrario, necesita un ambiente tranquilo y apacible.

Afortunadamente, los modelos empresariales modernos nos permiten utilizar los servicios de externalización o subcontratación para la mayor parte del trabajo cotidiano y así ahorrarnos los nervios, el tiempo y el dinero. La mencionada contabilidad es un claro ejemplo de cuándo funciona mejor la subcontratación, especialmente cuando el número de tareas contables cotidianas se acumula a medida que la empresa crece.

Un contable puede ayudar a su empresa a evitar muchos errores costosos en los informes o las declaraciones de impuestos. Al mismo tiempo, es todo un riesgo, y antes de contratar uno, deberías sopesar todos los pros y contras de un contable virtual o uno de oficina.

¿Qué deberías saber sobre un contable virtual?

¿Cómo funciona?

El propietario de la empresa suele proporcionar el acceso al servidor, al software de contabilidad (como Quickbooks, Sage y otros), a los documentos y a otros datos necesarios para realizar las tareas contables, a través de un portal seguro.

Al mismo tiempo, un contable virtual puede ajustar el horario de trabajo a la hora que convenga tanto a la empresa como al empleado, conectarse a la red de la empresa y realizar las tareas.

Es conveniente para una empresa, ya que el propietario del negocio no tiene que proporcionar un espacio de trabajo y equipos, ya que un contable trabaja desde casa. Lo único necesario es una conexión a Internet estable y segura.

Diferentes programas de contabilidad, mensajeros y videoconferencias nos dan la posibilidad de conseguir un buen profesional, incluso desde otra zona, ya no estás atado a ciertas fronteras.

¿Qué puede hacer un contable virtual?

Los contables virtuales pueden realizar todas las tareas que hacen los empleados de la oficina. Realizan todo el papeleo y el seguimiento de todas las transacciones empresariales, las registran en el libro de contabilidad, preparan informes periódicos para la dirección y las autoridades estatales, como cuentas de resultados, balances, salarios, etc.

Cuanto más grande sea la empresa, más amplio será el abanico de responsabilidades que se trasladen al equipo de contabilidad externo subcontratado: desde el pago de las facturas hasta la elaboración de informes periódicos, el cálculo del tiempo de trabajo y el pago de impuestos.

Las grandes empresas tienen una gran plantilla y múltiples tareas para los equipos de contabilidad, lo que significa que un empleado se centra en algunas tareas cotidianas como introducir el inventario en el sistema de contabilidad o emitir facturas para que las paguen los clientes.

Todas estas operaciones cotidianas exigen precisión y mucho tiempo. Por eso, si delegas tareas similares en empleados remotos, dejas a tu personal interno más tiempo para sus tareas principales.

Contratar a un contable virtual puede ser una ventaja para cualquier empresa, pero también puede tener desventajas para tu tipo de negocio? Y hay que sopesar todos los pros y los contras.

Ventajas del servicio de contabilidad virtual.

• Ahorrar recursos.

Y se refiere no sólo al dinero, aunque está en primer lugar. Un contable virtual no es oficialmente tu empleado, y eso significa que no estás obligado a pagar todos los impuestos, seguros médicos y otros pagos relacionados con el salario. Además, no necesitas buscar un lugar para trabajar y equiparlo con toda la maquinaria necesaria.

Así que sólo pagas una tarifa por hora que es considerablemente más baja que el pago estándar de la industria. GrowthForces afirma que un contable a tiempo completo le costará a tu empresa unos 4.000 dólares, más la asistencia sanitaria, los impuestos, las prestaciones y las vacaciones. Contratar a un contable virtual cuesta unos 2.000 dólares. La diferencia es considerable.

• Más precisión.

Si estás haciendo varias cosas a la vez, el índice de errores es mucho mayor, incluso en el caso de que tengas suficientes conocimientos y experiencia en contabilidad.

Las estadísticas estadounidenses muestran que casi el 30% de las pequeñas empresas quiebran debido a la insuficiente atención a la parte financiera y a los errores en los informes a los órganos de control y a las autoridades.

Por lo tanto, contratar a un contable o a varios, centrados únicamente en el ámbito financiero, te ayudará a evitar los errores y el exceso de trabajo debido a la multitarea.

• Centrarse en las funciones principales.

Delegar las tareas rutinarias del día a día os permitirá a ti y a tus empleados centraros en las funciones principales, lo que ayudará a tu empresa a ganar más dinero y a crecer.

Desventajas del servicio de contabilidad virtual:

Por supuesto, si hay ventajas probablemente haya desventajas, y tu tarea es encontrar una proporción adecuada entre ellas. Las principales desventajas que deben considerarse en primer lugar son:

• Fallos en la seguridad.

Si contratas a un extraño, existe la posibilidad de que los datos sensibles de tu empresa sean revelados a terceros. Así que deberías considerar tratar con una empresa de subcontratación con experiencia que sepa bien cómo garantizar una conexión segura, y ser responsable de sus empleados.

O bien, deberías tener un fuerte departamento de TI que trabaje con estas cosas. En Front Desk Helpers ofrecemos una amplia línea de soluciones de seguridad digital para empresas, haciendo que tu negocio funcione sin problemas.

• Retraso en la comunicación.

Si contratas a un contable virtual que trabaje un determinado número de horas a la semana, habrá algún momento en el que el empleado no esté disponible. Y esto puede causar inconvenientes cuando se necesitan acciones inmediatas.

• Conocimiento específico.

Algunas empresas pueden tener modelos de negocio muy específicos, que requieren experiencia y conocimientos que un empleado puede no tener.

Y el empresario es quien debe decidir si los pros superan a los contras en cada situación particular. Y es muy importante hacer tus cálculos e investigar qué es más rentable en tu caso.

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