Cómo Resolver las Cuestiones Generales sobre la Optimización de los Procesos de Negocios

Fecha 8/19/2019

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¿Cuándo podemos utilizar la Optimizazión de Procesos de Negocios (BPO)?

Sabemos lo difícil que es dirigir una empresa de éxito, y lo importante que es optimizar todos los procesos. La subcontratación es una posibilidad de reducir una cantidad significativa de los gastos de una empresa, y tratamos de proporcionarle información detallada sobre cómo subcontratar sus procesos y contratar empleados a distancia. La idea principal de nuestro whitepaper es ofrecer la máxima información y ayudarle a evitar errores al contratar un equipo subcontratado y ayudarle a comprender las dificultades de esa manera.

Por supuesto, para algunas empresas, especialmente las nuevas, es bastante difícil determinar los procesos que pueden ser fácilmente subcontratados, y que sería mejor mantener dentro de la empresa por diferentes razones.

Cualquier información sensible, propiedad intelectual, secretos económicos y tecnológicos que te preocupen, normalmente se mantienen confidenciales. Pero puedes subcontratar o tercerizar fácilmente cualquier proceso externo: contactos con clientes, marketing y publicidad. Puedes empezar con alguna rutina diaria y paso a paso cortar los procesos que no requieren tu completo control.

Siempre puedes contactar con Front Desk Helpers para obtener un asesoramiento y un cálculo más detallado. Con la buena conexión entre una empresa de externalización y un cliente, no sólo pueden aumentar los ingresos, sino también duplicar su productividad.

Las empresas utilizan principalmente la optimización de los procesos empresariales para diferentes funciones de back-office – cualquier tipo de trabajo que se pueda realizar desde cualquier lugar a través de la conexión a Internet – apoyo informático, servicios de call-center, recursos humanos, facturación y pagos, asistente personal y una serie de otros trabajos para los que no es necesario estar presente en la oficina y que no representan las actividades principales para una empresa.

También pueden subcontratarse diversas funciones de front-office: a saber, atención al cliente, apoyo técnico, estudios de mercado y campañas publicitarias, etc. A veces, también se pueden subcontratar algunos tipos de trabajos específicos: traducción, redacción de contenidos, etc. Por supuesto, el número de procesos que se pueden subcontratar depende del tamaño y el tipo de empresa.

La gente quiere algo de innovación y facilidad en el trabajo. Pero el punto clave aquí es el costo, ya que los dueños de negocios buscan una reducción de gastos. Entendiendo cuánto dinero pueden ahorrar en este o aquel proceso dirigido a una empresa de outsourcing en comparación con un empleado regular. Con la buena conexión entre dos empresas, no sólo pueden aumentar los ingresos, sino también duplicar su productividad.

Optimización geográfica y de otros tipos de procesos de negocios

Los proveedores de servicios subcontratados trabajan tanto dentro de su propio país como fuera de él, y según ello, podemos distinguir 3 tipos geográficos. La externalización al extranjero se refiere al servicio prestado por una empresa extranjera. Es obvio que la cuestión principal aquí es el precio, pero también se pueden tener en cuenta otros aspectos. Por ejemplo, los proveedores japoneses son bien conocidos por su calidad, pero pueden surgir barreras culturales o lingüísticas.

El término subcontratación “near-shore” significa “fronteriza”, este término se refiere a los casos en que la empresa proveedora de servicios se encuentra en países cercanos. Y lógicamente, la externalización onshore se refiere a los casos en los que un proveedor de servicios y un cliente se encuentran en el mismo país. Y se puede mencionar un tipo más, una especie de mixto, cuando el proveedor de servicios actúa como una empresa de dotación de personal, proporcionando a un cliente una serie de especialistas en áreas necesarias de otros países para cubrir diferentes turnos de tiempo o cuestiones especiales.

La subcontratación se considera un servicio basado en la tecnología de la información y el desarrollo en esta esfera inspirará el desarrollo ulterior de la subcontratación. A veces la externalización puede describirse como la subcontratación de procesos de conocimiento que pueden ser realizados fácilmente y con resultados más eficientes por un tercero, un contratista contratado para proporcionar algún tipo de experiencia en investigación o proceso legal, cualquier trabajo analítico o de marketing.

Beneficios de la subcontratación

Si las empresas deciden dirigirse a un proveedor de servicios externos, lógicamente esperan beneficios de esta cooperación.

La idea principal de la externalización es el ahorro financiero. Si el proceso que se va a subcontratar no es de importancia primordial para tu empresa, o no se especializa en los procesos mencionados, huelga decir que organizar ese proceso dentro de tu empresa requerirá algunos esfuerzos, tiempo y dinero.

Al mismo tiempo, utilizando los servicios de una empresa de externalización, el propietario de un negocio puede ahorrar hasta un 30% en salarios, impuestos, alquiler y otros gastos conexos. Pero una de las cosas más importantes aquí es que sus empleados no pierdan tiempo para los procesos que pueden ser fácilmente pasados al personal de apoyo y dediquen su tiempo de trabajo a sus funciones principales.

El primer punto está conectado al segundo, ya que permite una mayor flexibilidad en la organización de los procesos comerciales y en la reacción a las circunstancias cambiantes y ser capaz de seguir todas las corrientes principales del mercado.

Y estos dos dan ventajas competitivas para concentrarse en la misión de la empresa o en los objetivos primarios del período, proporcionar nuevos servicios, alcanzar objetivos de ventas, etc. Al pasar algunos procesos a los especialistas puedes esperar que se realicen al más alto nivel y a tiempo.

Riesgos de la subcontratación

Antes de intentar la optimización de los procesos empresariales, la dirección de la empresa debe elegir la empresa de subcontratación adecuada, ya que de lo contrario, en lugar de los beneficios previstos, pueden asumir riesgos inesperados. Francamente, el número de riesgos es bastante limitado pero, en cualquier caso, el propietario de la empresa o la persona responsable debería discutir todos los cuellos de botella o cuestiones problemáticas con el proveedor de servicios para evitar cualquier problema en el futuro.

Así que podemos distinguir 4 cuestiones sobre las que las empresas se sienten inseguras y que les impiden intentar la externalización:

Seguridad

Probablemente es la cuestión más importante que hay que discutir con un proveedor de servicios. Ambas empresas deben disponer de un canal seguro especial para la información, ya que muy a menudo tienen que pasar datos regulados y la violación de la seguridad es igualmente innecesaria para ambos: el proveedor de servicios y el cliente.

Las diferencias culturales

Como dos empresas y su personal trabajarán en estrecho contacto, es realmente aconsejable elegir un proveedor de servicios de un país cercano al suyo desde el punto de vista cultural. Aunque el mundo se hace más pequeño debido al desarrollo de las tecnologías de Internet y las redes de transporte, todavía existen algunas discrepancias significativas entre las culturas de países de diferentes partes del mundo o países que históricamente tuvieron relaciones difíciles. Y esos malentendidos pueden influir en la cooperación y el resultado general de la labor.

Gastos más altos / beneficios más bajos

Esto sucede cuando los socios no discuten todos los detalles, el cliente subestima el volumen de trabajo o no pueden anticipar todos los costos.

Falta de comunicación y control

A algunos directivos les preocupa que los empleados remotos de la empresa de subcontratación sufran la falta de comunicación con el personal de la oficina y la dirección que las herramientas de control habituales no funcionen con los empleados remotos y el número de cuestiones similares puede parecer el problema menos importante, ya que las tecnologías modernas permiten la supervisión del trabajo a distancia, así como del personal de la oficina. Y diferentes mensajeros y agentes de correo ayudarán a mantenerse en contacto en cualquier momento y en cualquier lugar.

Para llegar a la cima – cada empresa de externalización experimentada tiene varias maneras de cómo superar todas las dificultades y asegurar la información del cliente. Todas las preguntas pueden ser discutidas de antemano para evitar sorpresas inesperadas.

Perspectivas de la optimización de los procesos comerciales

El futuro desarrollo de esta industria está completamente conectado con el desarrollo de Internet y la inteligencia artificial. La automatización y la inteligencia artificial hoy en día hacen que los procesos de negocio sean más fáciles y cómodos para los empleados y clientes. El servicio se puede proporcionar a un nivel más alto y se puede orinar al contenido de los clientes.

Pero no todos los servicios pueden automatizarse fácilmente y no es una opción barata, por lo que las empresas de subcontratación que se ocupan de cosas similares con bastante frecuencia pueden estar en condiciones más favorables, ya que tienen experiencia y recursos sobre cómo automatizar sus servicios.

Algunos expertos dicen que en el horizonte de 10 años 179 millones de empleos serán automatizados y transferidos al ciberespacio. Y después de eso todo existirá sólo en el ciberespacio, y sólo no habrá externalización en tierra, ya que el ciberespacio no tiene fronteras.

¡Te invitamos a aprender más sobre nuestras capacidades y a usar la calculadora de costos para empleados remotos para evaluar los beneficios de trabajar con nosotros!

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